Ratgeber

Kontoauszug für die Steuererklärung (AT/DE)

Das Finanzamt will aus einem Kontoauszug drei Dinge nachvollziehen können: welche Buchung zu welcher Einnahme oder Ausgabe gehört, dass keine Buchung fehlt (Anfangssaldo + Buchungen = Endsaldo) und dass der Beleg unverändert vorliegt. Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre in Österreich (§ 132 BAO), 8 Jahre für Buchungsbelege in Deutschland (§ 147 AO). Eine Excel-Aufbereitung mit Zuordnungsspalte macht die Prüfung schneller; die Original-PDF bleibt der Beleg.

Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026

Was das Finanzamt sehen will

Die Steuererklärung selbst enthält Summen: Einnahmen, Betriebsausgaben, Werbungskosten, Sonderausgaben. Der Kontoauszug ist der Nachweis dahinter. Bei einer Nachfrage oder Prüfung geht es um drei Fragen: Ist die einzelne Buchung dem erklärten Betrag zuzuordnen (Datum, Empfänger, Verwendungszweck, Betrag)? Ist die Aufzeichnung vollständig, also lückenlos vom Anfangs- bis zum Endsaldo? Und ist der Beleg echt, also nicht nachträglich verändert? Eine Aufbereitung in Excel beantwortet die ersten beiden Fragen schneller als ein Stapel PDFs, die dritte beantwortet nur das Original.

Rechtsgrundlagen in Österreich und Deutschland

Österreich

Die Bundesabgabenordnung verlangt in § 132 BAO, dass Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufbewahrt werden; für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen sollen ebenfalls sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragung vorgenommen wurde. Kontoauszüge zählen zu diesen Belegen, sobald sie steuerlich relevante Zahlungen dokumentieren, unabhängig davon, ob du bilanzierst, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führst oder als Arbeitnehmer Werbungskosten geltend machst.

Deutschland

Die Abgabenordnung regelt die Aufbewahrung in § 147 AO: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen (etwa Handels- und Geschäftsbriefe) sechs Jahre. Kontoauszüge sind Buchungsbelege. Elektronisch empfangene Auszüge müssen elektronisch und unverändert aufbewahrt werden; ein Ausdruck der PDF ersetzt das Original nicht. Für Privatpersonen ohne Gewinneinkünfte gibt es keine allgemeine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge, aber eine Belegvorhaltepflicht: Was du in der Erklärung ansetzt, musst du auf Nachfrage belegen können.

So bereitest du die Auszüge auf

Original sichern. Lade jeden Auszug als PDF aus dem Online-Banking (textbasiert, nicht als Scan) und lege ihn unverändert ab, am besten mit Jahr, Monat und Konto im Dateinamen. Diese Datei ist der Beleg.
Buchungen tabellarisch erfassen. Eine Zeile je Buchung mit Buchungsdatum, Wertstellung, Buchungstext, Betrag (Belastungen negativ) und Währung. Woher die Tabelle kommt, entscheidet der Aufwand: CSV-Export der Bank, wenn der Zeitraum noch abrufbar ist; sonst ein PDF-Konverter. Die vier Wege vergleicht der Ratgeber Kontoauszug in Excel importieren.
Vollständigkeit belegen. Trage Anfangs- und Endsaldo des Auszugs ein und lass Excel prüfen, ob Anfangssaldo plus Summe aller Beträge den Endsaldo ergibt. Diese Saldenprobe ist das stärkste Argument gegen den Verdacht fehlender Buchungen. StatementGrid führt sie vor dem Export automatisch durch und schreibt sie ins Prüfblatt der XLSX.
Zuordnungsspalte ergänzen. Eine Spalte „Zuordnung“ (zum Beispiel Betriebsausgabe, Werbungskosten, privat, durchlaufend) und eine Spalte „Beleg“ mit der Rechnungsnummer oder dem Dateinamen des Belegs. So lässt sich jede Summe der Erklärung auf Buchungen zurückführen.
Private und betriebliche Buchungen trennen. Bei gemischt genutzten Konten filterst du nach der Zuordnungsspalte, statt Zeilen zu löschen. Gelöschte Zeilen sind bei der Saldenprobe sofort sichtbar und wirken wie eine Lücke.
Gebühren und Zinsen nicht vergessen. Kontoführungsgebühren, Buchungsentgelte und Sollzinsen eines betrieblichen Kontos sind Betriebsausgaben. Sie stehen oft in Sammelbuchungen („Kontoabschluss“). Der Kosten-Check listet sie aus dem Auszug heraus.

Typische Fehler

Nur die Excel-Tabelle aufbewahren und die PDF löschen: Die Tabelle ist kein Beleg.
Auszüge als Foto oder Scan ablegen, obwohl die Bank ein Text-PDF liefert: schlechter lesbar, nicht durchsuchbar, für Konverter ungeeignet.
Vorzeichen uneinheitlich: Wenn manche Belastungen positiv erfasst sind, stimmt die Saldenprobe nicht und Summen sind falsch.
Kurzdaten ohne Jahr („29.10.“) übernehmen: Bei Auszügen über den Jahreswechsel landen Buchungen im falschen Jahr.
Die Aufbewahrungsfrist ab Auszugsdatum rechnen: Sie läuft ab Ende des Kalenderjahres, und bei laufenden Verfahren länger.

Wo StatementGrid hilft und wo nicht

StatementGrid wandelt textbasierte Kontoauszug-PDFs lokal im Browser in CSV, XLSX und DATEV-Buchungsstapel um; die PDF wird nicht hochgeladen, und der Export wird nur freigegeben, wenn die Saldenprüfung des Dokuments aufgeht. Ein Export kostet 3,90 €, fünf Exporte 9,90 €. Die Zuordnung zu Steuerpositionen, die Bewertung von Ausgaben und die Frage, was abzugsfähig ist, bleiben deine Aufgabe oder die deiner Steuerberatung.

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Quellen

Weiterlesen

Passt dazu

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Häufige Fragen

Muss ich Kontoauszüge mit der Steuererklärung einreichen?+

In der Regel nicht. In Österreich wie in Deutschland gibst du die Erklärung ohne Belege ab und legst Kontoauszüge erst auf Nachfrage des Finanzamts vor (Belegvorhaltepflicht). Genau deshalb müssen sie auffindbar und lesbar aufbewahrt sein.

Reicht der PDF-Kontoauszug aus dem Online-Banking als Beleg?+

Ein von der Bank bereitgestellter elektronischer Kontoauszug ist ein Buchungsbeleg, wenn er unverändert und lesbar aufbewahrt wird. Eine Excel-Tabelle ersetzt den Auszug nicht; sie ist die Arbeitsgrundlage, die auf den Auszug verweist. Bewahre also beides auf: die Original-PDF und die daraus erstellte Aufbereitung.

Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?+

Österreich: sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (§ 132 BAO). Deutschland: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist läuft jeweils ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist; längere Fristen bei laufenden Verfahren sind möglich.

Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.